El Power Point es un programa que sirve para crear presentaciones gráficas de manera rápida y sencilla: pueden crearse transparencias para reuniones empresariales, diapositivas para reuniones de marketing o efectos especiales para las presentaciones con monitor.
Presentación.- Si pincha sobre el icono de la varita mágica aparecerá una ventana en la que se explican varios modelos de auto diseño de entre los que podrá elegir aquel que le interese. Así, el propio programa realizará automáticamente todas las estructuras necesarias, como tablas, efectos y preguntas. También puede utilizar un auto diseño como base para otro diseño tomando su estructura principal e integrándola con otras tablas y preguntas. En la práctica, el programa coloca las preguntas según el orden que establezcamos para las respuestas y con relación a lo que queramos hacer.
Diapositivas.- Si elige esta opción, el programa le preguntará dónde quiere guardar la Base de Datos y con qué nombre. Si hace clic sobre Crea, se abre también la ventana de Base de Datos, que contiene los seis tipos de objetos que caracterizan la estructura de Access.
Archivos de impresión.- Con este término se indica el archivo en el que se incluyen diapositivas, plantillas, notas del autor y la propia estructura de la presentación.
Clasificación de diapositivas.- Son las páginas de la presentación que incluyen títulos, textos, gráficos, formas, imágenes prediseñadas y plantillas. Se entregan al público como apoyo de la presentación. Consisten en una impresión reducida de las diapositivas (hasta 6 por página) con información añadida (nombre de la empresa, etc.).
Esquema.- Se presenta junto a una diapositiva en miniatura (esquema). Se puede llevar a cabo la presentación trabajando en la pantalla "Esquema" que permite visualizar el título y el texto principal sin incluir el gráfico ni el texto tecleado en la casilla de texto.
Cómo crear una diapositiva.- Cuando abra el programa seleccionando "Presentación en blanco", aparecerá una ventana en la que podrá elegir entre 12 alternativas distintas: Diapositiva de Título, Lista con Viñetas, Texto a Dos Columnas, Tabla, Texto y Gráfico, Gráfico y Texto, Organigrama, Gráfico, Texto e Imagen Pre diseñada, Sólo Título y en Blanco.
Elija la que considere que mejor se adapta a su tare (después podrá cambiar el diseño de una diapositiva así como su orden). Los diseños automáticos incluyen dónde colocar los distintos tipos de títulos, texto, imágenes pre diseñadas, elementos gráficos y organigramas. Se activan haciendo doble clic sobre ellos, o bien seleccionándolos y haciendo click sobre el botón Aceptar.
Una vez abierta la primera diapositiva, haciendo click sobre el área en sí, se puede escribir el texto que prefiera, insertar gráficos e imágenes y formatearlo todo con los procedimientos habituales.
Barra de estado.- Está colocada en la parte inferior de la venta e indica el número de la diapositiva sobre la que se está trabajando. En esta barra también hay otra opción denominada General. Si hace doble click sobre esta última, accederá a 17 modelos de diapositivas distintas.
Botones para la vista.- Puede visualizar el trabajo de cinco formas distintas:
-Vista normal: podrá teclear el texto, modificar el diseño, añadir gráficos, imágenes, sonidos y vídeos.
-Vista esquema: podrá modificar el título y el texto, cambiando las áreas respectivas, insertando encabezados o pies de páginas e, incluso, el número de página. Sirve para organizar la presentación y para desarrollar rápidamente contenido.
-Vista diapositiva: podrá tener una idea del conjunto y re ordenar las diapositivas
-Vista clasificadora de diapositivas: permite ejecutar la presentación en la pantalla y hacer cambios en los tiempos de exposición de cada diapositiva
-Presentación con diapositivas: permite ejecutar la presentación en la pantalla y hacer cambios en los tiempos de exposición de cada diapositiva.
Barra de herramientas.- Al iniciar el programa pueden verse las barras de herramientas Estándar y de Formato bajo la barra de menú. Es aconsejable insertar rápidamente la barra de Dibujo, que se colocará sobre la barra de estado. Por lo tanto, puede insertarse o quitar una barra de herramientas particular seleccionándola o marcándola en Ver>Barra de Herramientas. Además, se puede personalizar la barra añadiendo o quitando botones. Para ello, haga lo siguiente:
1- Menú Herramientas > Personalizar > haga click sobre la carpeta Comandos.
2- En el cajetín Categorías, seleccione la categoría del comando que incluye el botón que desee insertar.
3- Arrastre el botón que desea añadir recolocándolo en la posición deseada en la barra de Herramientas
4- Haga click sobre Cerrar
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